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在公关传播中，书面语言这一形式是通过文字传递信息的。书面语言不受空间的限制，内容便于准备和修饰，便于传递一些难以启齿之言，因而具有特殊的作用。美国的促销专家肯·狄克以前向厂商寄出问卷，回收率只有百分之一至百分之八，如果达到百分之十五就是极大的收获，而达至百分之二十，那就更属奇迹了。但他经由卡耐基指导后，写发了一封信，回收率竟达百分之五十。而且每一封回信都多达两、三页，回信中充满了友谊与合作。肯·狄克信的正文是这样写的：
“是否能请你帮我一个忙?
一年前，我说服公司编制建筑师们最重要的的建筑材料目录表，但是董事长最近告诉我，如果要继续出版那些目录，就要我提出证明，使他相信那些目录表确实受到建筑师们的欢迎。
所以，我必须求助于你，同时我也向其它地区的建筑师提出这项请求。我附了一张简单的问卷使你便于填写，如果你能帮忙，那么就请写出你的答案，若有任何建议可附注在表格旁边，然后装入信封，投进邮筒就可以了。当然，你并没有义务这么做，只是目录表是否会遭到停刊的命运或是否能把它办得更好，完全有赖于你的决定。无论如何都很感谢你的帮助。谢谢!”
这封信以请人帮忙为始，使对方感到受重视和尊敬。随之简单地谈了事由，设身处地地为对方节省时间及方便而设计了易于填写的表格。接着在高度信赖和评价中，委婉地表露出警告。最后表示真正的谢意。在尊敬、重视对方的前提下，通过使对方处于利益关系交织中积极作答。
要使文字信息得到顺利地传播和良好的反馈，从而实现公关目的，就得熟悉书面语言形式的基本礼仪规范。
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